こんにちは。サンキャリア代表の田村です。
本日は『労務管理Q＆A～日本にワーキングホリデーに来た人を雇用する際の注意点～②』についてお話していきたいと思います。
前回はワーキングホリデーの概要や、ワーキングホリデーを利用して来日される方を取り巻く手続きや社会保険、給与関連の簡単な概要についてお話させていただきました。
前回のニュース等を踏まえて、ワーキングホリデーで来日される方を採用する際に企業がどのような点に注意すれば良いか、そして雇用する際のチェックポイント等についてお話していきたいと思います。
まずワーキングホリデーの方を雇用する際に企業が対応すべきフローチャートの一例をお話いたします。
①外国人の在留カードとパスポートをチェックする
②勤務時間や加入保険等について事前に確認し、合意を取る
③雇用契約書や誓約書関連の取り交わしを行う
④住所や緊急連絡先等の内容を確認する
以上が大まかな流れとなります。
まず①は、前述しました通り、ワーキングホリデーで来られる方を自社で雇用できる期限と、就かせる職務が在留資格上可能なのかどうかのチェックが事前に必要となります。会社の人員配置の必要上、在留期限の理由で雇用期間が極端に短くなる場合は雇用を取りやめるというのも重要な決定となります。
というのも、在留カードの在留期限を過ぎた外国人を雇用すると、会社側に懲役や罰金の可能性がある為です。詳細としては、3年以下の懲役若しくは300万円以下の罰金の可能性もある為注意が必要です。
②は、外国人の加入保険に関わる為重要です。特にワーキングホリデーで来日される方は日本語能力をあまり習得されていないパターンもあり、労働条件についての認識が相互に曖昧になり、後々労務トラブルになるケースも多々あります。
前回のニュースでお話しました一般的な社会保険のルールや給与の支払い方等、何度も口酸っぱく説明しておくことは非常に重要です。出来る事であれば簡単な資料、特に書面での説明資料を外国人にお渡ししておくと後々トラブル防止に繋がるので重要です。
③ですが、②で説明した内容をしっかりと書面にして外国人と取り交わしを行う事が重要です。日本語での誓約書でも構いませんが、後々労働条件の説明不足として会社側の落ち度を追及される可能性もある為、母国語(最低限英語)での取り交わしが非常に重要です。
参考までのお話ですが、一般的にワーキングホリデーで来られる方はその滞在する国で使われる公用語はそこまで話す事が出来ない方が多く、母国語と最低限の英語を話される方が多いです。
ワーキングホリデーで来日される方を雇用する際は、英語を母語とする国の方もしくは、欧米圏出身の国の方の方が、比較的英語でのコミュニケーションを図る事が出来、雇用時の意思疎通が簡便かと思います。
また、ワーキングホリデーの主な目的は休暇であり、「休暇しながら働く」といっても働く事について漠然とした認識や気持ちで働かれる方も多いです。その為、入社時の外国人にとっても業務量が少ない比較的早いタイミングで雇用契約書を締結するのは非常に重要です。
④ですが、雇用はしてみたものの外国人本人と急に連絡が取れなくなるのを防ぐために、居所が分かる住民票の写しや緊急連絡先を受領しておくことは非常に重要です。これは単に雇用契約を維持する為だけでなく、外国人の在留期限を逸脱した不法滞在を雇用主全体で防止する為、よりよい日本社会の治安を維持する為にも対応しておくことが非常に重要です。
また、住所や緊急連絡先を把握しておくことはワーキングホリデーで来られる外国人にとっても安心できる材料となります。というのも、前回のニュースでお話しましたが、日本に1年間滞在するだけでも対応すべき住民としてのルールが沢山あるからです。
時には市役所や年金事務所等から外国人宛に連絡が来て、対応すべき手続きの複雑さに困ってしまう事も良く聞きます。そんな際に雇用主がワーキングホリデーの方に説明してあげたり、支援してあげたりするだけでも、日本に住む際の心配材料が無くなり、雇用関係を維持していく上でもプラスに働く事が多くあります。
そのような背景で、雇用管理上緊急連絡先や住所等を把握する事についてワーキングホリデーの方に事前に説明を行うと、外国人も非常に安心するかと思います。
本日は『労務管理Q＆A～日本にワーキングホリデーに来た人を雇用する際の注意点～②』についてお話させて頂きました。次回も続編をお話させて頂きます。
執筆者：田村陽太(社会保険労務士)
産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、海外駐在員や外国人社員等のグローバルに働く社員が輝ける職場づくりを人事面からサポートしたいという想いで、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。番組プロデュース、ポッドキャストデザイン等のPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。
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