こんにちは。サンキャリア代表の田村です。
本日のテーマは、これから海外マーケットで事業を行っていく中小企業が、海外案件を獲得していく為に重要な「海外企業とのコミュニケーションの仕方」についてお話していきたいと思います。
弊所のニュースを見て頂ける企業様の中には、国内顧客との取引が中心で、今まで海外事業との取引をした事が無い企業もいらっしゃるかと思います。
日頃国内企業との取引が中心となっている企業様の中にも、海外から英語のメールが突然来て、英文の意味が100％理解できない、もしくは何と書いているか分からずに放置したりメールを破棄してしまったりする企業も多いかと思います。
確かに、突然海外から来るメールにはフィッシング詐欺のような悪徳メールや、自社の製品の売り込みで、決してビジネスに繋がらないようなメールも中には混ざっています。
しかし、そのようなメールを無意識にゴミ箱フォルダに捨ててしまうのは、将来的に大きなビジネスとなる宝の原石を捨ててしまっている事もあります。メール内容をしっかりと理解するという力が入った状態ではなく、気軽な気持ちで構いませんので、スキャンするつもりで目を通すようにしましょう。
そして今回は、自社の将来的なビジネスに繋がる有望な引合メールか、悪徳なメールかを判断する為の最初のステップかつ欠かせない視点を以下でお伝えしていきたいと思います。
➀送られてきたメールに宛先(受信者の会社名や担当者名)が無い
これは国内顧客からの営業メールでも心当たりがある方もいらっしゃるかと思います。手当たり次第色々な会社に営業をするために、一斉メールを送っている企業は効率性を重視し、手当たり次第メールを送付するために、メールの文章に会社名や担当者名を省略しているパターンが多いです。
これは海外からのメールでも一緒で、「Dear sir,」とか「To whom it may concern,」のような担当部署や担当者が特定されないメールに関しては、有望な引合でない可能性が高いです。
②「私たちの会社だからメールを送った」という動機や目的がはっきりしない
一通り、英文メールのお決まりの定型文である、挨拶⇒送付者の会社の紹介⇒メールの目的の内容の後に、「なぜ今回あなたの会社にメールを送ったか、何をあなたの会社に期待しているか」という「自社ならではの動機や目的」が具体的でないメールは、有望な引合でない可能性が高いです。
会社の特徴についてしっかりと調査されていて、「展示会やセミナー、新聞記事等で貴社を知った」というような、メールを送信する相手先との接点が具体的に記載されていれば、メールを送った送信者側の思い入れや動機・目的が強く、有望な引合メールである可能性が高いです。
会社のホームページや会社概要、メールアドレス等の送信者の身元が割としっかりしているが、「メールの送信目的や動機がイマイチしっかりとしていない。」と感じれば、反対に動機や目的をヒアリングする質問に絞ったメールを相手側に返信して真意を聞くのも非常に重要かと思います。
以上の2点が非常に重要ですが、海外の企業の中にはうまく引合の場に誘導するために、代理店や提携会社、データバンク会社の情報を利用して、自社との接点が具体的であるかのように誘導するメールを送信してくる巧みな企業もあります。
よって、海外企業とのメール対応を行っていく上で重要な事は、自社が海外企業と接点を持った「チャネル」を従業員ごと、そしてイベントや広告媒体ごとに管理していく事が非常に重要です。
例えば、海外顧客と「どの担当者が」「いつの」展示会・セミナー等で名刺交換をしたかを把握したり、海外企業向けの産業雑誌や英語特集記事を「いつからいつまで」掲載していたか等のデータをしっかり社内で管理したり、送信者のメール送付の動機や目的に偽りが無いかを客観的にチェックできる体制を構築する事も非常に重要です。
本日も読んでくださいましてありがとうございました。
執筆者：田村陽太(社会保険労務士)
産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。ラジオDJ、ナレーター、インタビュアー、番組MC・ナビゲーター等、音声メディアや放送業界でも活動。また、番組プロデューサー、ポッドキャストデザイナーとしてPRブランディング事業も手掛ける。
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