こんにちは。サンキャリア代表の田村です。
本日のテーマは「⑦外国人社員が勤務しやすい環境を整備する(入社前)」についてお話させて頂きます。
在留資格取得申請も完了し、いよいよ外国人社員を自社で雇用する段階となりました。長く自社で外国人社員が勤務してもらうために、自社の就労環境が外国人社員にとって適切なのかどうかを確認していきましょう。
就労環境整備の面では(1)入社前⇒(2)入社後それぞれでやるべきことがあります。
(1)入社前
・入社日当日に持参すべき物のお知らせ文を作る
入社日当日は、会社の説明や業務の流れ、部署・同僚の紹介、雇用契約書、本人確認書類、身元保証書等の取り交わし関係書類の確認など、オリエンテーションで入社日は終了し、入社日当日にその外国人社員に実務をさせる会社は、時間の都合上比較的少ないと思います。
雇用保険、社会保険の取得手続きの際に必要な年金手帳・マイナンバーカードや、身元確認書類である住民票・身元保証書、税務関係の手続きで必要な扶養控除申告書や前職の源泉徴収票等持参すべき書類を通知文として作成し、入社前までに外国人内定者に対して送付しましょう。
説明文に関しては日本語だけでなく、当日持参しなかった際も考慮して簡単な英語も付記して説明文を作成した方がベターです。お知らせ文を送付した後は必ず内定者本人に電話等での直接意思確認のフォローもしましょう。
・外国人内定者が就く職務や会社・部署に関しての説明資料の作成
入社日当日のオリエンテーションでやるべき事としては、会社の詳細な業務説明や部署構成、詳細な職務内容の説明です。
企業の人事部がよくやりがちな入社時オリエンテーションは(これは日本人社員に対しても同じ対応の企業もよくありますが)、「実際に仕事をしてみたら、だんだんと理解してくるよ。」とオリエンテーション時にしっかりと説明しない事です。
これは外国人社員に対して今後仕事がしっかりと遂行できるのかの不安感を抱かせてしまいますし、一番大きいのは自社の人事部が外国人社員に対してしっかりと成果や頑張りに関して見守ってくれないのではという不信感に繋がるという事です。
外国人社員は自身の今後のキャリアに関して大変敏感に意識しており、自分自身が期待されている人材なのかを特に注意を払っております。
会社の成り立ちや経営方針の方向性、外国人社員が就く部署の使命、やる予定の業務のやりがいや入社予定者に対しての期待感に関して説明できる資料を綿密に作成し、当日外国人社員に対して特に熱く語りましょう。
実務に入ると、ゆっくり面と向かって、会社が外国人社員に対して期待している事は何か等のメッセージを伝える機会は少なくなります。
誰でもそうですが、入社日当日が一番会社に対しての期待感が高まっている、疑似「ワーカーズ・ハイ」となっている時です。鉄は熱いうちに打てというように、働くモチベーションが高いうちに外国人社員に対してしっかりと期待のメッセージを伝えてあげましょう。
・安全かつ衛生面において、安心して働ける状況なのかのチェックを行う
就く職務内容や労働災害の危険度に応じて、会社での対応すべき度合は変わりますが、外国人社員が理解できる方法で労働災害が起こらないような職場の安全衛生に関する教育を行いましょう。
また、仕事上のルールを業務マニュアルとして作成し、いつでも従業員が読める形で作成するのも大事です。仕事以外の通勤中や社内での基本的ルール(階段の昇り降りや整理整頓等)も一度洗い出しをしておきましょう。
例えば自社の安全衛生委員会等で話し合った議事録が当事者は内容を理解できるが、全く関係ない人が理解しにくい議事録は作成してもあまり効果がないように、外国人社員でも理解できる簡単な日本語や合図(絵でも可能) で、外国人社員も自社の労働災害の防止に貢献できるような体制を整えましょう。
本日は外国人社員が勤務しやすい環境を整備する際に重要な事に関して語りました。次回は外国人社員が入社した後に会社としてやるべきことをお伝えしますのでお楽しみにしてください。
執筆者：田村陽太(社会保険労務士)
産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。ラジオDJ、ナレーター、インタビュアー、番組MC・ナビゲーター等、音声メディアや放送業界でも活動。また、番組プロデューサー、ポッドキャストデザイナーとしてPRブランディング事業も手掛ける。
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