こんにちは。サンキャリア代表の田村です。
本日は「日々の社労士業務を行う上で田村が意識している事(前編)」についてお話します。
私達社会保険労務士がお客様とお仕事をする分野として「年金」と「労務・雇用」の2つの分野があります。弊所では主に会社の人事労務管理の助言・指導、コンサルティング等、「労務・雇用」の分野でお仕事を行っています。今回はそのような前提でお話をお聞きいただけますと幸いです。
日々、弊所が労務顧問を担当させて頂くお客様からの相談対応をさせて頂く上で、私が特に意識している事は主に３つあります。
➀お客様との連絡では主にメールやチャットを使う
②お客様に発言、助言を行う上で、理由付けや私個人的な考えを必ず盛り込む
③つじつまが合わない事や分からない事は必ずそのまま放置せず質問する
この3つです。
まず①についてですが、お客様からの質問内容や、私からの助言・提案内容に関しては必ずメールやチャット等の文面に残る内容でやり取りをする事を心がけております。これには３つ理由があります。
(1) 案件が終わった後でも、どのような相談内容だったかをいつでも振り返れるようにするため。
(2) 一度助言提案した内容に関して再度お客様から問い合わせがないようにするため
(3) 会社と従業員様がどちらもウィンウィンな職場となれるよう「公正」な立場で助言し続けられるようにするため。
という３つ理由があります。
(1)の理由としては、弊所ではお客様の労務顧問を対応させていただく上で、多くの顧客の業務を同時並行で行っている為、お客様が必要としたタイミングで助言、アドバイスをすることがどうしても出来ない場合があります。
また過去対応が完了したお客様の案件に関して再度問い合わせがあった際に、どのような内容で相談したかについて弊所、顧客の認識が違っている事もあり、問題解決により多くの時間を要する事も発生いたします。
これらの問題点を無くすために、緊急に対応が必要な案件の為、お電話でお客様にご回答したとしても必ずリマインドとしてメールやチャットにて文書に残すようにしております。
(2)については、弊所の業務効率化を行う意味でも助言内容を文書化する事を心がけております。過去に同お客様に助言した内容であれば「〇月〇日の△時◇分にメールした内容に書いていますので、ご参考下さい。」と一言メールやチャットでお客様に伝えるようにしております。
そうすると、弊所のメンバーの業務時間としても、メールやチャットを作成する時間の短縮になりますし、また文書の形で作成する事でお客様へお伝えする前に自分自身の考えが整理され、過去に相談した案件であってもどのような道筋、根拠で助言、アドバイスしたかについて、長期記憶で覚えていられる事がメリットとして挙げられます。
(3)については、会社を経営する方、会社で働く従業員さんが共にウィンウィンとなるアドバイスを行う事が出来る為にも気をつけております。ビジネスモデル的に社労士事務所は会社から顧問料をもらう立場にいるので、会社側に常に不利にならないよう助言をしてしまう事は可能性としてあると思います。
ただ、社会保険労務士法第2条で書かれているように、社会保険労務士の職責として、「社会保険労務士は、常に品位を保持し、業務に関する法令及び実務に精通して、公正な立場で、誠実にその業務を行わなければならない」です。
会社から報酬を頂く事で、従業員様の泣き寝入りになるような助言や、従業員より会社側に有利かつグレーな発言をする事はしないよう、弊所として常に公正な立場で助言・アドバイスする事を目標としております。
そういった意味でも、「文書に残すとまずいなあ。」というアドバイスはお客様に絶対にしません。必ず助言・提案内容は文書に残し、弊所とお付き合いする会社のどの担当者の方が見ても安心できる内容でアドバイスや提案をこれからもしていきたいと思っております。
本日は「日々の社労士業務を行う上で田村が意識している事(前編)」についてお話しました。次回は後編をお送りしたいと思います。
執筆者：田村陽太(社会保険労務士)
産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、海外駐在員や外国人社員等のグローバルに働く社員が輝ける職場づくりを人事面からサポートしたいという想いで、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。ラジオDJ、ナレーター、インタビュアー、番組MC・ナビゲーター等、音声メディアや放送業界でも活動。また、番組プロデューサー、ポッドキャストデザイナーとしてPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。
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