こんにちは。サンキャリア代表の田村です。
本日は『従業員採用時に取り交わす必要がある書類とは？①』についてお話していきたいと思います。
雇用を進めていく際に、どんな書類を準備し、従業員とどのように締結を進めていけば良いかについてのご質問を良く受けます。従業員採用時にどのような書類を受領し、どのような書類を取り交わすかを考え、実際に会社として取り組む事は、会社と従業員双方が良い緊張感を保ち、より良い雇用関係を築く事に重要な効果を持つと個人的には思います。
今回は代表的な入社時に取り交わす書類の目的やメリット等にふれてご説明していきたいと思います。そして読者の皆様には自社にとって必要・不必要な入社時書類は何かを一度真剣に考えていく機会にしていただければと思い、今回は執筆させて頂きます。
(1)履歴書
履歴書は、学業や職業の経歴など人物の状況を記した書類で(ウィキペディア引用)、採用面接時や入社時に従業員から入手する事が多いです。以前まではJIS規格の履歴書を利用する事が多かったですが、就職差別を防ぐために厚労省様式の履歴書を用いる企業も最近では増えています。
履歴書は採用面接時に質問等をする際に重要な書類の一つかと思いますが、その他にも入手する上でのメリットがあると個人的には思います。その理由としては、
・学業、就職それぞれでどのような変遷で歩んできたかが分かる
・表現方法に性格が表れ、働く上での人物像が垣間見える
・文字に性格が表れ、働く上での人物像が垣間見える
以上3つが考えられると私個人的には思います。高校や大学、社会人になって通った専門学校等、どのような興味や関心でもって学問を進めてきたかが如実に分かるのが学業の欄です。
就職の部分もどのような興味や関心でもってキャリアを進めてきたかが分かりますし、職と職の間の仕事に就いていない期間に何をしていたか等にも、その方の就職する上での価値観が表れるものだと私個人的には思います。
また、履歴書の志望動機や自己PR部分等、仕事に就きたい人がどのような価値観でもって生きているかが、その人の履歴書の記載や表現方法で良く分かる部分だと思います。
必要最低限な事しか書かない方、論理的に文章を書く方、感情的に思った事を文章として書く方、自分を理解してもらうためにスペースいっぱいに書く人、働く方がいるだけ表現方法も違います。
また、出来るだけ履歴書は自筆で書いてもらって提出して頂くのが良いかと個人的には思います。理由は2つあり、1つ目は自筆で履歴書を提出するという「多大な手間」をかけてでも提出する、就職に真剣な方を採用のふるいにかける事が出来るという点です。2つ目は文字の勢いや形、大小から性格が表れ、雇用のミスマッチを防ぐことが出来るためです。
最近ではIT化も進み、ビジネスで文章を書く機会も少なくなってきました。メールを打つ文章の構成や内容でもその方の性格像が見える一方、文章を人に書いてもらうと、よりその従業員の性格が如実に表れるものだと思います。
働く職種によって会社が求める人物像は異なるものだと私個人的には思います。営業の方なら明るい方や威勢のいい方を求めたり、経理事務の方ならコツコツで几帳面な方を求めたりすると思います。
事前に採用したい従業員の人物像を頭に入れて、その方に書いてもらいたい履歴書の内容と相当程度イメージに相違が無いかを確認する為に履歴書を事前に受領する事は非常に重要だと思います。
一方、実際その方が面接時に備えていると思っていた学業、職歴、免許・資格が、採用してから所持していなかった場合、事前に会社で履歴書を受領しているかどうかで履歴詐称等による従業員の解雇・雇止めに出来るかの重要な資料となります。その為履歴書の受領は、より良い雇用関係を築くために非常に重要な対応事項かと個人的には思います。
本日は『従業員採用時に取り交わす必要がある書類とは？①』についてお話させて頂きました。次回も続編をお話させて頂きます。
執筆者：田村陽太(社会保険労務士)
産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、海外駐在員や外国人社員等のグローバルに働く社員が輝ける職場づくりを人事面からサポートしたいという想いで、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。番組プロデュース、ポッドキャストデザイン等のPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。
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