【第３３７回】『自社のスタッフに誓約書を書いてもらう事に意味はあるのか？』
こんにちは。サンキャリア代表の田村です。
本日は『自社のスタッフに誓約書を書いてもらう事に意味はあるのか？』というテーマでお話ししたいと思います。
会社で従業員を採用する際、雇用契約書や労働条件通知書の他に、様々な誓約書への署名を求める事があります。
例えば、会社のルールを守って働く事を約束する入社誓約書、会社の機密情報を外部に漏らさない為の秘密保持誓約書、退職後の競業避止に関する誓約書などです。
こうした書面について、経営者や人事担当者の方から「そもそも書いてもらう意味があるのか」という疑問をいただく事があります。
確かに、誓約書に署名したからといって、全ての約束が法的に有効になるわけではありません。
例えば、従業員が会社に損害を与えた場合でも、あらかじめ違約金や損害賠償額を決めておくことは労働基準法で禁止されています。
また、実際に損害が発生した場合でも、会社側の管理責任や事情によって、従業員に請求できる範囲は変わります。
では、誓約書を締結する事に意味はないのでしょうか。
私は、入社時に誓約書を書いてもらう事には、大きな意味があると考えています。
それは、万が一のトラブルに備えるだけでなく、会社と従業員が働く上でのルールを確認し、お互いに納得するプロセスを作れるからです。
今回は、その理由を3つの視点から整理してみたいと思います。
① 書面を通じて「自分で納得して約束した」という経験を作る
まず大切なのは、従業員本人が会社のルールを理解し、自分で納得する事です。
例えば、会社から一方的に「情報を漏らしてはいけません」と言われる場合と、秘密保持誓約書の内容を確認し、どのような情報を守る必要があるのか理解した上で署名する場合では、受け止め方が異なると思います。
後者の場合、自分自身が内容を確認し、約束したという経験が残ります。
もちろん、誓約書に署名したからといって、必ずルールが守られるわけではありません。
ただ、入社時に会社と本人が一緒にルールを確認する事で、後から問題が起きた際にも、
「入社時に、この内容を一緒に確認しましたよね」
と、共通の前提に立って話し合う事ができます。
大切なのは、ただ書面を渡して署名してもらう事ではありません。
何の為のルールなのかやなぜ守る必要があるのかを説明し、本人が理解した上で合意する事です。
この小さな積み重ねが、その後の信頼関係に繋がると考えています。
② 入社後の指導や教育を受け入れる土台になる
次に大切なのは、採用時の合意が、その後の教育や業務指示を受け入れる土台になる事です。
入社後は、会社の上司や先輩から様々な指示を受ける事になります。
「この資料をいついつまでに作成してください」
「この情報は社外に出さないでください」
「この業務は、この手順に沿って進めてください」
こうした指示を行う際、本人が会社のルールや仕事の進め方を理解していれば、指示の意味を受け止めやすくなります。
一方で、事前の説明がないまま、入社後に突然様々なルールを求められると、
「そんな話は聞いていない」
「なぜそこまでしなければならないのか」
と感じる事もあるでしょう。
だからこそ、入社前から会社の方針や守るべきルールを丁寧に共有しておく必要があります。
ただし、これは従業員にどんな事でも従わせる為のものではありません。会社の指示にも、雇用契約や法律に基づく範囲があります。従業員が疑問を感じた時には、質問できる事も大切です。
大事な事は、会社がしっかりと説明し、従業員がそれを理解し、納得した上でお互いに仕事を進める事です。
こういう関係を入社時から作っておく事が、円滑な教育やマネジメントに繋がると思います。
③ 業務の目的と責任範囲を理解してもらう
3つ目は、会社で働く上での役割や責任範囲を理解してもらう事です。
従業員は、会社の中で好きな仕事だけを自由に行うわけではありません。
所属する部署の業務や、雇用契約で定められた仕事、会社の経営上必要な業務などを、周囲と協力しながら進めていく必要があります。
その際、私は次の3つの視点が重要だと考えています。
所属する部署にとって必要な業務なのか
雇用契約で定められた業務や変更の範囲に含まれるのか
会社の経営方針や事業目的に沿った業務なのか
こうした点を入社時から共有しておけば、本人も自分に期待されている役割を理解しやすくなります。
仕事では、必ずしも自分がやりたい事だけを担当できるわけではありません。
だからこそ、会社が何を目指していて、その中で自分がどのような役割を担うのかを理解する事が大切です。
誓約書は、その為の入口にもなります。会社が従業員に求める責任だけでなく、会社自身が守るべき約束や労働条件も一緒に確認する。
そうする事で、一方的な指示命令ではなく、双方が責任を持って働く為の関係を築けると考えています。
まとめ 誓約書は、署名する事よりも合意するプロセスが大切
入社時に誓約書を書いてもらう事には、私は大きな意味があると思っています。
ただし、その目的は、万が一のトラブルで従業員側に責任を押しつける事ではありません。
大切な意識としては、
自分でルールを確認し、納得して約束する事
入社後の教育や業務指示を受け入れる土台を作る事
会社と従業員の役割や責任を明確にする事
この3つです。
誓約書を書いてもらえば、必ず会社のルールを守ってもらえるわけではありません。
しかし、入社時にお互いの約束を確認する事で、その後の働き方や社内コミュニケーションは確実に変わってくると思います。
会社が一方的にルールを押しつけるのではなく、従業員が理解し、納得した上で働き始められる状態を作る事が大事です。
サンキャリアとしても、書面を整備する事だけを目的とせず、会社と従業員が互いの責任を理解し、信頼して働ける組織づくりを支援していきたいと考えています。
本ニュースをご覧になり、人事労務管理に関するご相談・ご質問等がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
執筆者：田村陽太(社会保険労務士)
産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、海外駐在員や外国人社員等のグローバルに働く社員が輝ける職場づくりを人事面からサポートしたいという想いで、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。番組プロデュース、ポッドキャストデザイン等のPRブランディング事業も手掛ける。株式会社サンキャリア代表。
社会保険労務士事務所Sun＆Careerホームページはこちらです。
インターネットラジオ・ポッドキャスト番組「企業と従業員の働き方を考える 『社労士ラジオ サニーデーフライデー』」のリンクはこちらです。
社労士労務顧問、ナレーター、インタビュアー、番組MC・ナビゲーター、ポッドキャスト番組制作等のご依頼はお問い合わせフォームまでご連絡ください。
コメント