こんにちは。サンキャリア代表の田村です。
本日は海外駐在員を抱える日本企業が課題としている「海外駐在員の働きすぎを防ぐためには？(前編)」をお話させていただきます。
海外駐在員として赴任すると、日本本社で勤務していた事と比較して業務量がぐっと増えて大変だと駐在員から聞く事がよくあります。その理由として①日本本社との調整連絡業務・業務進捗報告管理等の業務②海外事業における営業業務・現地社員マネジメント業務という、日本国内と海外での業務を二つ掛け持ちしなければならない事が多くの理由として挙げられます。
日本本社と海外駐在国の間での時差により異なりますが、駐在員が現地オフィスに出社して早々、日本本社での業務が終業時刻近くとなり、業務が円滑に進まなかった場合、また次の日に業務を持ち越さなければならなかったり、日本本社とのやり取りに時間がかかりすぎてしまい、海外現地での業務が山積みになってしまったりと、海外駐在ならではの業務の進め方に関する課題があります。
海外駐在員の働きすぎを防ぐために日本本社の人事部が行うべきアクションを下記にてポイントを絞ってお話させていただきます。
①海外への連絡は計画的かつメールやチャット等の形に残るもので
海外駐在員は現地社員の業務指示や労務管理等のマネジメント業務を行う一方、プレイングマネージャーとして自身も営業担当で現地顧客との商談に出向かなければならなかったり、同じく日系企業の海外駐在員として赴任している方との接待に付き合ったり等、やらなければならない事が沢山あります。
また、日本の顧客とは丸っきり価値観や考え方、文化が違う事に起因した、海外顧客からの日本では予想もしない要望を受けたり、交渉の進め方が違う事であったり等、海外現地でのスケジュール管理や対応で就業時間のほとんどを使ってしまう事もしばしばです。
このような忙しいスケジュールの中で、「〇〇駐在員、本社の〇〇部に提出しなければならない報告書今日中に出してね。」や「明日からの海外出張用の商談資料の英文合っているか、見てもらおう。」等、日本本社から突発的に海外駐在員に業務を依頼する事は、海外駐在員の働かせすぎに繋がってしまいます。
「時間がある時に対応してくれたらいいから。」と日本本社が海外駐在員に対して配慮を持って業務を依頼したつもりであっても、海外駐在員は、対面でのコミュニケーションではない事や海外という異国の地で仕事をしている事から、その本社が駐在員に伝えているニュアンスをうまく読み取れず、夜遅くまで残業してまでも業務に取り組んでしまう事もよくある事例としてあります。
この事が海外駐在員の働かせすぎに繋がり、駐在員の就業意欲の低下、メンタルヘルス不調となり、海外事業がうまくいかなくなってしまう一つの原因です。
よって、日本本社としては海外駐在員が出来るだけ心身の負荷なくパフォーマンス高く業務が出来るように、海外駐在員・日本本社それぞれが海外事業案件で対応すべきスケジュールを月毎に、そして、計画的に作成する事が重要です。
海外現地法人として売上目標の為に重点的に取り組まなければならない事や現時点で対応しておくべき事は何かを明確に洗い出し、顧客別の対応フローや週ごとのスケジュールを共有するよう日本本社として働きかけましょう。
そのスケジュールを海外駐在員から事前にもらいながら、日本本社の海外事業担当が行うスケジュールを、週ごとに対応すべき事項別、現地顧客のフォローとして確認しなければならない事項別に作りこみ、海外駐在員へ情報共有することが非常に重要です。
現地駐在員・日本本社相互が共有しているスケジュールに変更がある場合には、都度修正した内容を共有し、かならずメールやチャット等書面で形が残る形式で連絡をしましょう。
「海外事業だからこそ日本と違う文化や価値観でビジネスをしなければならないから、突発的な事は起こりうるのだ。」と海外事業に長く携わっている日本企業の方からよく耳にしますが、突発的な事が起きる前には必ず何かしらの違和感や異変が、海外事業に関わっているメンバーの中で起こっています。
その違和感や異変に気づけるように、海外駐在員・日本本社が前もって情報共有しながら計画的にそして一体感を持って業務に取り組む事が海外事業の成功のポイントです。
以上、「海外駐在員の働きすぎを防ぐためには？(前編)」をお話させていただきました。次回は後編をお話させて頂きます。
執筆者：田村陽太(社会保険労務士)
産業機械メーカーの海外営業、社労士法人での勤務経験後、社労士事務所を開業。海外駐在員や外国人社員の労務管理、外国人留学生・技能実習生の就労支援等、企業の国際労務・海外進出対応に強い。ラジオDJ、ナレーター、インタビュアー、番組MC・ナビゲーター等、音声メディアや放送業界でも活動。また、番組プロデューサー、ポッドキャストデザイナーとしてPRブランディング事業も手掛ける。
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